Nơi làm việc kết hợp là mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng. Nó mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động và người sử dụng lao động, chẳng hạn như tính linh hoạt, năng suất, tiết kiệm chi phí và sự hài lòng của nhân viên. Tuy nhiên, thiết kế một nơi làm việc kết hợp sáng tạo không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Nó đòi hỏi việc lập kế hoạch, truyền thông và đánh giá cẩn thận để tránh những sai lầm và thách thức thường gặp. Dưới đây là một số bước cần thực hiện để thiết kế một nơi làm việc kết hợp sáng tạo phù hợp với công ty của bạn.
Bước 1: Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu thiết kế nơi làm việc kết hợp của mình, bạn cần có ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được và lý do tại sao. Những lợi ích của văn phòng kết hợp mang lại cho công ty của bạn là gì? Những thách thức hoặc rủi ro mà bạn cần giải quyết là gì? Làm thế nào để đo lường thành quả của một nơi làm việc kết hợp? Có tầm nhìn và mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho nơi làm việc kết hợp phù hợp với văn hóa, giá trị và mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ, bạn có thể áp dụng một nơi làm việc kết hợp để:
- Giảm chi phí hoạt động bằng cách tiết kiệm không gian văn phòng, tiện ích và chi phí đi lại
- Tăng năng suất bằng cách cho phép nhân viên làm việc trong môi trường và lịch trình ưa thích của họ
- Nâng cao sự hài lòng của nhân viên bằng cách cung cấp nhiều quyền tự chủ, linh hoạt và cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Thu hút và giữ chân nhân tài bằng cách mang đến nhiều sự đa dạng và hòa nhập hơn
- Thúc đẩy đổi mới sáng tạo bằng cách khuyến khích hợp tác liên phòng ban và chia sẻ kiến thức
Bước 2: Đánh giá tình hình
Bước tiếp theo là đánh giá tình hình và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn cần xem xét các khía cạnh khác nhau của tổ chức, chẳng hạn như:
- Đặc thù công việc của từng phòng ban: Các loại công việc và dự án có thể thực hiện được từ xa hoặc tại công ty là gì? Mức độ hợp tác và giao tiếp cần có cho mỗi loại công việc?
- Nhu cầu và sở thích của nhân viên: Nhân viên của bạn cảm thấy thế nào về nơi làm việc kết hợp? Kỳ vọng và mối quan tâm của họ là gì? Họ thích làm việc, giao tiếp và học hỏi theo cách nào?
- Các cơ sở vật chất có sẵn: Bạn có hoặc cần những công cụ và công nghệ nào để hỗ trợ văn phòng kết hợp? Mức độ ổn định và bảo mật của chúng? Chúng dễ tiếp cận và thân thiện với người dùng đến mức nào?
- Các qui định và hướng dẫn hiện có: Các quy tắc và chuẩn mực chi phối nơi làm việc kết hợp của bạn là gì? Chúng có dễ hiểu và nhất quán? Có phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn của công ty?
Bằng cách đánh giá tình hình hiện tại, chúng ta có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu của một nơi làm việc kết hợp và ưu tiên những lĩnh vực cần cải thiện.
Ví dụ: bạn có thể phát hiện ra rằng:
- Một số công việc nhân viên có thể được thực hiện từ xa, chẳng hạn như nghiên cứu, lập trình, trong khi một số công việc yêu cầu sự hiện diện tại văn phòng, chẳng hạn như các cuộc họp quan trọng, thuyết trình hoặc chăm sóc khách hàng
- Một số nhân viên của bạn mong muốn làm việc từ xa, trong khi một số lại thích làm việc tại văn phòng hoặc có nhiều sở thích khác nhau
- Một số công cụ và công nghệ bạn sử dụng đã lỗi thời, không đáng tin cậy hoặc không tương thích với công việc từ xa
- Một số nội qui/ chính sách và hướng dẫn không rõ ràng, không nhất quán hoặc gây cản trở cho hình thức làm việc kết hợp (hybrid work)By assessing your current situation, you can identify the strengths and weaknesses of your hybrid workplace and prioritize the areas that need improvement.
Bước 3: Thiết kế nơi làm việc kết hợp
Dựa trên mục tiêu, tầm nhìn và kết quả đánh giá từ các bước trên, giờ đây chúng ta có thể thiết kế nơi làm việc kết hợp của mình. Ở đây chúng ta sẽ cần đưa ra các quyết định về nhiều mặt của văn phòng kết hợp, chẳng hạn như:
- Lịch trình và địa điểm làm việc: Nhân viên của bạn sẽ làm việc từ xa hay tại văn phòng với tần suất và thời gian như thế nào? Cách thức cân bằng tính linh hoạt và cơ cấu tổ chức? Các thức để đảm bảo sự công bằng giữa các nhóm nhân sự/ phòng ban khác nhau?
- Các công cụ giao tiếp và cộng tác: Bạn sẽ sử dụng những công cụ và nền tảng nào để tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa các nhân viên của mình? Làm thế nào để đảm bảo rằng chúng có hiệu quả và hấp dẫn? Làm thế nào để đào tạo nhân viên của bạn sử dụng chúng đúng cách?
- Hệ thống quản lý hiệu suất: cách thức giám sát và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong môi trường làm việc kết hợp? Phương pháp giao mục tiêu, phản hồi và công nhận thành tích như thế nào? Làm thế để giải quyết các vấn đề hoặc xung đột nếu có?
- Cơ hội đào tạo và phát triển: Bạn sẽ hỗ trợ việc học tập và phát triển của nhân viên như thế nào trong môi trường làm việc hỗn hợp? Bạn sẽ cung cấp cho họ những kỹ năng và kiến thức cần thiết nào để thành công trong một môi trường hỗn hợp? Bạn sẽ thúc đẩy văn hóa học tập và đổi mới liên tục như thế nào?
Bằng cách thiết kế văn phòng kết hợp, chúng ta có thể xây một loạt cách thức làm việc phù hợp với nhu cầu và sở thích của toàn công ty mình.
Ví dụ:
- Áp dụng lịch trình linh hoạt cho phép nhân viên lựa chọn làm việc từ xa hoặc tại văn phòng với một số điều kiện
- Sử dụng kết hợp một cách sáng tạo các công cụ liên lạc như cuộc gọi video, email và các nền tảng ERP, tùy thuộc vào mục đích và mức độ khẩn cấp của công việc
- Sử dụng công cụ đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên kết quả thay vì quản lý số giờ làm việc
- Cung cấp nền tảng học tập trực tuyến, hội thảo trên web, podcast hoặc chương trình cố vấn để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và kiến thức của họ
Bước 4: Triển khai
Bước cuối cùng là chúng ta thực hiện kế hoạch nơi làm việc kết hợp. Điều này liên quan đến việc truyền đạt kế hoạch của công ty tới nhân viên, cung cấp cho họ các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết, đồng thời triển khai nơi làm việc kết hợp. Một số cách để triển khai nơi làm việc kết hợp một cách hiệu quả là:
- Truyền thông rõ ràng và liên tục: Truyền đạt mục tiêu, tầm nhìn, kỳ vọng và hướng dẫn về nơi làm việc kết hợp cho toàn công ty. Giải thích những lợi ích của “hybrid work” và cách thức giúp nhân viên vượt qua các thách thức. Khuyến khích đóng góp ý kiến phản hồi từ nhân viên và giải quyết các câu hỏi hoặc mối quan tâm của họ.
- Cung cấp đầy đủ nguồn lực và hỗ trợ: Cung cấp cho nhân viên các công cụ và công nghệ họ cần để làm việc từ xa hoặc tại văn phòng. Đảm bảo các công cụ đó đáng tin cậy, an toàn, dễ tiệp cận và thân thiện với người dùng. Đào tạo và hướng dẫn về cách sử dụng chúng một cách hiệu quả. Cung cấp các hình thức hỗ trợ khác, như hỗ trợ kỹ thuật, nguồn lực sức khỏe tinh thần hoặc các chương trình cố vấn khác.
- Khởi chạy từ từ và lặp đi lặp lại: Khởi chạy nơi làm việc kết hợp từ từ và lặp đi lặp lại. Bắt đầu với một nhóm thử nghiệm hoặc giai đoạn dùng thử trước khi triển khai cho toàn bộ công ty. Theo dõi tiến độ và kết quả đạt được của mô hình làm việc kết hợp mới. Thu thập dữ liệu và phản hồi từ nhân viên. Đánh giá kết quả và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Bằng cách triển khai nơi làm việc kết hợp, công ty có thể hiện thực hóa kế hoạch của mình và bắt đầu tận hưởng những lợi ích mà mô hình này mang lại.
