Không lâu về trước chúng ta vẫn còn đang đắm chìm với tư duy tách biệt sống – làm việc. Chúng ta chọn làm việc cật lực tại văn phòng và sống tận hưởng tại nhà.
Nhưng tất cả đều đã thay đổi, kể cả nơi làm việc của chúng ta.
Chúng ta đang từng bước chạm tay tới một kỷ nguyên làm việc 3.0 phối hợp mới. Nơi mà chúng ta tôn vinh sự kết nối, giao tiếp cho dù có hay không làm việc ở văn phòng, việc kết nối cần thiết giữa các thành viên trong bộ phận, hay giữa nhà sản xuất và cung cấp, giữa những ai đang cần sự tương tác. Những công ty đa quốc gia hàng đầu thế giới đã đang dẫn đầu xu hướng văn phòng phối hợp này – hybrid office. Một số vị trí văn phòng hiện nay đã có thể làm việc hoàn toàn ở nhà. Trong khi đó nhiều văn phòng phải thu nhỏ, dọn ra khỏi trung tâm thành phố và thậm chí là đóng cửa. Một số công ty khác thì kết hợp mô hình 2 ngày làm việc tại nhà và 3 ngày trên văn phòng.
Trọng tâm của việc quản lý đã không còn đặt nặng trên việc họ phải làm việc ở đâu mà hơn hết là họ làm việc như thế nào. Các công ty trên thế giới đang từng bước phát triển và di dời các mô hình làm việc cũ sang hệ thống mới để giữ nguyên được giá trị và năng suất làm việc. Xu hướng xã hội trong giai đoạn bình thường mới đã khiến cho tất cả chúng ta nhận ra rằng sẽ không có một mô hình làm việc nào là đúng cho tất cả mà nó sẽ là sự phối hợp giữa các loại văn phòng với nhau.
Văn phòng 3.0 là gì?
Trong nửa đầu thế kỷ 20, chúng ta có văn phòng 1.0, nơi mà mọi người được quyền lựa chọn làm việc tại bàn của họ hay trong phòng làm việc. Khi đó hầu hết chúng ta chỉ có 2 khái niệm: làm chủ hay làm nhân viên. Rồi đến mẫu văn phòng 2.0, khi mà chúng có những không gian mở hơn và nhân viên có thể làm việc trên sofa, văn phòng đã gắn liền với đời thực. Nhưng chúng ta vẫn mơ tưởng đến một mẫu văn phòng thế hệ mới.
Và rồi đại dịch đến, thay đổi cách nhìn về chuyện làm ở đâu, như thế nào, văn phòng 3.0 đã ra đời để phục vụ tính cải cách của công nghệ và nhu cầu người sử dụng. Văn phòng 3.0 được hi vọng không chỉ là nơi để làm xong phần việc đã giao mà còn phát huy được tầm nhìn khi trọng tâm thiết kế văn phòng đã bị thay đổi.
Văn phòng 3.0 cần có những yếu tố nào?
-
Phải có không gian sáng tạo và tương tác
Văn phòng 3.0 được ví như là một tổ hợp không gian sáng tạo nơi mà nhân viên được gặp gỡ, brainstorm, trình bày ý tưởng, và cùng đưa ra giải pháp. Là nơi mà chúng ta sẽ vượt qua được thử thách khi vừa có nhân viên làm việc tại nhà, vừa làm việc tại công ty.
-
Nơi mà có thể linh hoạt đáp ứng các kiểu làm việc khác nhau
Một trong những cách thức đơn giản nhất để giúp nơi làm việc trở nên linh hoạt hơn đó là loại bỏ nửa số lượng bàn & ghế theo tiêu chuẩn văn phòng truyền thống. Thay vào đó là những nơi để nhân viên trao đổi và những phòng chuyên dụng cho việc phát triển ý tưởng. Mọi người có thể chọn mô hình văn phòng hybrid – văn phòng phối hợp – làm hình mẫu lí tưởng cho văn phòng 3.0 trong tương lai. Và để đáp ứng nhu cầu cho các kiểu làm việc khác nhau, văn phòng cần nhiều hơn những không gian có chức năng như là phòng im lặng được cách âm, phòng làm việc thoải mái với sofa, TV, và những cái bàn cao.
-
Phải gắn kết được nhân viên và tạo ra tinh thần, truyền thống cho công ty
Bước ra khỏi đại dịch, nhiều công ty đã áp dụng mô hình phối hợp khi mà văn phòng đóng vai trò là nơi để nhân viên kết nối và xây dựng tinh thần tập thể hơn là nơi để nhân viên chú tâm hoàn thành công việc. Với sự cách ly, giãn cách xã hội dài dằng dẵng, nhu cầu được giao tiếp của con người ngày càng tăng cao và họ cần phải được kết nối lại với tinh thần và giá trị của công ty để có thể làm việc hiệu quả hơn. Văn phòng 3.0 giúp người lao động cân bằng được nơi làm việc với môi trường tác động xung quanh, với sức khoẻ thể chất và tinh thần của họ.
Văn phòng Headquarter, văn phòng tổng sẽ là nơi mà nhân viên họ muốn đến để cùng xây dựng văn hoá công ty. Điều đó đồng nghĩa với việc văn phòng phải thật sự thoải mái và cho người sử dụng quyền kiểm soát mọi thứ xung quanh. Các tính năng của các phòng chuyên dụng như phòng tập trung, phòng im lặng, phòng gọi điện, phòng thư giãn, vân vân sẽ là những điều thay đổi tích cực cho nhân viên.
Văn phòng của bạn có phải là văn phòng 3.0?
Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất của văn phòng 3.0 là sự cân bằng giữa sống & làm. Ngày càng nhiều người muốn làm việc tại nhà nếu như được lựa chọn. Đồng thời, cũng có nhiều người chưa phù hợp với mô hình làm việc tại xa vì thiếu vắng đồng nghiệp và bị thiếu tương tác. Vì vậy mà văn phòng vẫn luôn cần thiết để gắn kết nhân viên với nhau. Chúng ta cần phải cố gắng để thu hút nhân viên quay trở lại văn phòng với những giá trị không thể bỏ lỡ.
Trở lại văn phòng bây giờ là một thách thức, nhưng cũng là một cơ hội tuyệt vời để củng cố văn hóa của công ty và để các nhà lãnh đạo kết nối với nhân viên. Trước đại dịch, không gian văn phòng truyền thống được thiết kế chỉ để làm việc. Giờ đây, mọi người đều có thể chọn nơi và thời gian họ có thể làm công việc tốt nhất của mình, thay vì phải làm từ 9-5 giờ. Do đó, các không gian làm việc sẽ có sự pha trộn giữa không gian làm việc năng động sáng tạo với các thiết kế tương tác và làm việc linh hoạt.
Văn phòng của bạn đã sẵn sàng để thực hiện một sự chuyển đổi như vậy?
Văn phòng của tương lai phải là một môi trường cân bằng giữa cuộc sống – công việc, gia đình – bạn bè, sở thích – sự phát triển cá nhân. Văn phòng 3.0 cần phải chú trọng hơn vào việc chăm sóc sức khỏe của nhân viên. Văn phòng tương lai cần có những phòng chức năng: từ phòng tập trung đến khu vực tương tác, từ phòng họp đến không gian sáng tạo linh hoạt. Ngoài ra chúng ta cũng cần phải suy nghĩ về vị trí, kích thước văn phòng, bố cục thiết kế, và công nghệ. Nhưng cũng xứng đáng thôi, văn phòng 3.0 sẽ mang lại không gian an toàn để chúng ta có cơ học hỏi và phát triển, truyền cảm hứng, đổi mới, sáng tạo và cộng tác.
