COVID đã thổi bay định nghĩa làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ tối, 5 ngày một tuần. Sau khoảng thời gian giãn cách và làm việc tại nhà, cả thế giới đang từ từ trở lại làm việc tại văn phòng. Nhưng thực tế cho thấy rằng hành vi của con người đã có sự thay đổi và cách chúng ta sử dụng các không gian tại nơi làm việc cũng có sự thay đổi tương đương. Giờ đây nhân viên thường muốn được làm việc hoàn toàn tại nhà hoặc phối hợp linh động hơn là bị bắt buộc ngồi hoàn toàn tại văn phòng. Các doanh nghiệp áp dụng văn phòng hybrid – văn phòng phối hợp – này cũng thu hút được nguồn lực tốt hơn.
Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để thu hút được nhân viên quay trở lại làm việc? Và văn phòng tương lai cần có những đặc điểm gì?
Các nhân tố tạo nên văn phòng thế hệ mới – “Hybrid Office”
Theo Optimum Talk Blog, có 5 nguyên tố chính để tạo nên một văn phòng phối hợp thành công:
- Sự linh động
- Trọng tâm là công việc chứ không phải là nơi làm việc
- Sự dẫn dắt của người đứng đầu
- Kết nối nhân viên lại với nhau
- Tái thiết lập văn hoá làm việc
Quá trình tạo ra một văn phòng phối hợp hiệu quả là không đơn giản. Khi các doanh nghiệp chuyển sang mô hình hybrid này, mục đích và công năng của văn phòng đã thay đổi. Nhân viết sẽ bắt đầu được trải nghiệm các bốc cục văn phòng với các chức năng và kết nối công nghệ khác nhau.
Đồng thời quyết định ai làm việc tại văn phòng và tần suất làm việc như thế nào cũng là một vấn đề phức tạp. Nếu không được tổ chức quy củ, việc chuyển giao từ mô hình văn phòng truyền thống sang hybrid có thể đe doạ đến văn hoá và giá trị sẵn có của công ty.
“Hybrid office” – Văn phòng phối hợp là gì?
Hybrid office là văn phòng phối hợp. Ở đây người lao động được phép lựa chọn làm việc ở nhà hay ở văn phòng hay cả hai và chính vì thế mà văn phòng sẽ đáp ứng đủ sự đa dạng trong nguồn nhân lực này.
Một số ngành nghề và một số vị trí nhất định sẽ đòi hỏi người lao động phải luôn có mặt tại văn phòng như là các văn phòng khám, dược, kỹ sư, chăm sóc khách hàng, vân vân..).
Công việc tại văn phòng thúc đẩy cấu trúc và tính minh bạch cũng như tính khẩn trương, điều này có thể làm tăng sự tin tưởng giữa cấp quản lý và nhân viên. Đây là điều mà khi làm việc tại nhà khó có được vì tính chất làm việc vốn thường phụ thuộc vào việc lên lịch trước cho các cuộc họp trực tuyến.
Ngược lại các ngành như bán hàng, tiếp thị và sáng tạo thì không cần đến việc lên văn phòng. Chúng ta có thể linh động chọn lựa nhân viên làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà. Sự linh hoạt và tự do mà văn phòng phối hợp cung cấp đã cho phép nhiều công ty và nhân viên hoạt động thành công và tuân theo các chuẩn mực cách xa xã hội ngay cả trong thế giới hậu đại dịch. Các công ty nổi tiếng như Facebook, Google và Amazon đã áp dụng mô hình văn phòng kết hợp và đạt được nhiều thành công đáng kể.
Tuy nhiên, để thiết lập một nơi làm việc hybrid, một công ty có thể phải xem xét nhiều yếu tố, chẳng hạn như văn hóa, công nghệ, sức khỏe và bảo mật trực tuyến.
Cách thiết kế văn phòng thế hệ mới – “Hybrid office”
Theo Havard Business Review có 4 cách để thiết kế văn phòng phối hợp:
1. Sự đan xe giữa trải nghiệm số và thực tế:
Việc thu hẹp khoảng cách giữa hai lực lượng làm việc tại nhà và tại văn phòng là rất khó. Nhân viên làm việc tại nhà sẽ dễ bị cảm thấy thất vọng vì không thể tham gia bình đẳng, khó gắn bó hơn với mọi người, đặc biệt là đối với những công việc sáng tạo và đổi mới. Để giải quyết được vấn đề này thì không gian thực tế và không gian ảo phải còn thống nhất 3 điểm: công bằng, tương tác và dễ dàng.
Đơn cử, hiện nay những phòng họp truyền thống thường có bàn dài và máy chiếu ở cuối phòng. Khi họp với các nhân viên từ xa, mọi người sẽ cùng xuất hiện trên màn hình cùng một lúc. Chúng ta có thể làm khác đi bằng cách cho mỗi nhân viên ở mỗi màn hình khác nhau và có thể di chuyển chúng xung quanh. Hoạt động nhóm hay nghĩ giải lao giữa giờ cũng vì thế mà đơn giản hơn. Hiện nay có khá nhiều phần mềm trợ giúp tách nhóm và tách nội dung ra những khung hình khác nhau.
Để tất cả mọi người đều có thể tương tác, chúng ta cần suy xét đến các yếu tố ánh sáng, hình ảnh, âm thanh và nội dung xuất hiện. Vì thế, một số phương pháp đơn giản nhất mà bất kỳ công ty nào cũng có thể làm làm gia tăng thêm đèn, thêm loa và microphones, các bảng viết và màn hình linh động.
Một cách khác để mọi người có thể kết nối dễ dàng hơn là kết nối mọi người trên 1 thiết bị cá nhân riêng. Bằng cách điều chỉnh các công cụ và công nghệ cộng tác, mọi người đều có thể truy cập dễ dàng và sử dụng công nghệ từ mọi nơi.
2. Không gian đóng – mở linh hoạt
Các phòng họp sẽ bắt đầu thay đổi vì giờ đây các buổi họp lớn sẽ được tổ chức tại các không gian mở với các vách ngăn có thể di chuyển được. Đối với các buổi họp nhỏ 2-3 người, các phòng im lặng hay các booth ngồi có vách ngăn sẽ được tận dụng.
Tái cấu trúc không gian cũng cần dựa trên cách mà mọi người trong công ty tương tác với nhau, làm sao để hiệu quả hơn dù chỗ ngồi của họ là ở đâu. Bố cục của văn phòng sẽ được thêm thắt những không gian để tổ chức những buổi họp nhanh, họp ngắn hay là chỗ để kết nối cộng đồng, trao đổi thông tin.
Các không gian mở thường sẽ rất linh động vì tại đây ít nội thất và thường không cố định vào sàn nhà hay tường. Các kiểu không gian này có thể đáp ứng các sự thay đổi trong cách làm việc hay công năng sử dụng không gian trong tương lai mà không cần tốn quá nhiều sức lực để tái thiết kế văn phòng. Đồng thời sự sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề cũng được đề cao.
Mặt khác, các không cá nhân cần được khép kín và riêng tư như là cách mà mọi người sẽ được khi làm ở nhà. Video calls – gọi trực tuyến có hình ảnh – sẽ được thực hiện thường xuyên và ở khác mọi nên nơi nên việc nhân viên cần một không gian kín đáo và yên tĩnh để tập trung và không gián đoạn suy nghĩ là việc rất cần thiết.
3. Chuyển từ Cố định sang Lưu động
Các toà nhà là những yếu tố cố định đã được xây dựng với mục đích sử dụng trong rất nhiều năm trong khi đó mọi vật quanh ta kể cả mô hình doanh nghiệp đều đang thay đổi theo từng giờ từng ngày. Chúng ta phải thừa nhận rằng là mô hình coworking space hay pop-ups đã và đang là xu thuế với những nhu cầu thuê văn phòng ngắn hạn. Vậy thì chúng ta thật sự cần không gian rộng như thế nào?
Mô hình không gian phối hợp sẽ làm thay đổi sự cố định vốn có của nơi làm việc. Hình mẫu “Fluid Office” (Văn phòng lưu động), đã được giới thiệu bởi Cuarderno de Tendencias del Hábitat 19/20, làm chúng ta nhớ tới luận điểm triết học của Zygmun Bauman – một văn phòng luôn sẵn sàng để thích nghi với những sự thay đổi. Hãy tưởng tượng rằng không gian mở ở văn phòng sẽ là nơi họp của toàn nhân viên buổi sáng, rồi buổi trưa sẽ trở nơi ăn uống và rồi một lần nữa biến hoá thành nơi tổ chức event cho buổi tối. Văn phòng đã chuyển mình từ định nghĩa cái phòng để làm việc thành nơi để hiệp lực mà thoả chí sáng tạo làm việc.
4. Sự cân bằng giữa Tôi và Chúng ta
Giới nghiên cứu đã quan sát và nhận định rằng làm việc tại nhà toàn thời gian đã giảm sự tương tác của nhân viên xuống mức trung bình. Sự tương tác được đề cập trên đây không chỉ phản ánh về việc làm việc theo nhóm mà còn nói lên thực trạng thiếu kết nối và bị cô đơn trong công việc. Harvard Business Review cũng đã đề cập rằng sự cộng tác sẽ hiệu quả khi có một mọi người đến với nhau để làm việc như một nhóm và sau đó tách ra để tập trung xử lý cá nhân và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Quá nhiều thời gian bên nhau, hay không đủ thời gian tập cho bản thân cũng là điều không tốt mà cần phải cân bằng giữa “Tôi” và “Chúng ta”.
Theo nghiên cứu của Steelcase, nhân viên làm việc tốt nhất khi ở tại nhà. Sự chú tâm và năng suất của họ vẫn chưa đạt lại mức trước đại dịch nhưng lại cao hơn so với những hình thức làm việc khác. Sự gắn kết của họ cũng đã phát triển mạnh mẽ để cùng nhau vượt qua khủng hoảng này. Nhân viên đã có môi trường làm việc thoải mái và những công năng làm việc thích hợp, đủ riêng tư và đủ kết nối. Vì thế mà chúng ta cần tạo nên một văn phòng tiện nghi hơn, thoải mái hơn ngôi nhà của họ với các công năng khác nhau.
Đừng hãy chờ và đón xem xu hướng thị trường. Nhiều khi sự chần chừ của doanh nghiệp đã đẩy nhân viên của mình sang một công ty khác đem lại những giá trị đã đề cập ở trên. Nếu chúng ta có thể cùng thay đổi và từng bước tái cấu trúc văn phòng theo định hướng phối hợp, thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu hút và giữ chân nhân tài của công ty mình.
