Năng suất làm việc là một trong những mục tiêu quan trọng trong việc vạch ra chiến lược và thiết kế nên văn phòng. Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và hạnh phúc của nhân viên khi đến công ty làm việc.
Năng suất làm việc được tăng cao hay sẽ giảm đi tuỳ thuộc vào các yếu tố then chốt sau:
1. Ánh sáng
Chắc hẳn ai cũng đã biết, không đủ ánh sáng có thể làm giảm năng suất làm việc của nhân viên. Ngược lại, khi văn phòng được thiết kế đủ ánh sáng cần thiết, dù tự nhiên hay nhân tạo, thì tâm trạng, tinh thần sẽ được cải thiện, và giảm đi mệt mỏi. (Theo Robbins, 1986). Edwards và Torcellini cũng đã chứng minh được chuyện tương tự vào năm 2002, rằng cung cấp đủ ánh sáng có thể tăng chất lượng làm việc của nhân viên lên đến 15%.
Vì vậy, Huynchi nghĩ văn phòng nên có cửa sổ để ánh nắng tràn vào và nâng cao tinh thần cũng như tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện khả năng của bản thân một cách tốt nhất. Chúng ta nên ưu tiên ánh sáng tự nhiên trong thiết kế văn phòng nếu có thể và nếu điều kiện địa lý không thể thì hãy kết hợp thêm các hệ thống ánh sáng với mức độ sáng và màu sắc khác nhau.
2. Nhiệt độ
Nhiệt độ cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến nhân việc tại văn phòng. Nếu văn phòng quá lạnh hay quá nóng, nhân viên sẽ bị phân tâm. Tuy nhiên, chắc chắn rằng sẽ không có một con số chỉ nhiệt nào làm hài lòng tất cả mọi người được cả. Thay vào đó, chúng ta hãy tìm một mức nhiệt độ có thể chấp nhận được cho đa số với mọi người
3. Chất lượng không khí
Khi bàn về các yếu tố điều khiển tăng – giảm năng suất làm việc của nhân viên, chắc chắn chúng ta không thể bỏ qua yếu tố chất lượng không khí lưu thông trong văn phòng.
Thường những văn phòng có chất lượng không khí lưu thông kém sẽ liên quan đến hội chứng “Sick Building Syndrome”, nôm na là “Hội chứng bệnh nhà kín” hay “Hội chứng nhà cao tầng”. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái, hạnh phúc hay năng suất của nhân viên mà còn dẫn đến sự tốn kém cho việc chăm sóc sức khỏe và nghỉ bệnh cho nhân viên.
Hơn nữa, trong bối cảnh 2021, khi mà COVID-19 vẫn chưa hoàn toàn được kiểm soát, chất lượng không khí là yếu tố quan trọng ngăn chặn sự lây lan của loại vi rút này. Thiết kế văn phòng nên nhằm mục đích giữ VOCs ở mức tuyệt đối, giải quyết sự cần thiết của hệ thống lọc không khí bằng cách sử dụng hệ thống HVAC công nghệ cao và lắp đặt thêm cửa sổ để thông gió tự nhiên.
4. Yếu tố thiên nhiên
Nghiên cứu đã cho thấy rằng khả năng sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề sẽ tăng thêm 50% nếu nhân viên được tiếp xúc và gần gũi với nhân viên. Vì thế không có gì đáng ngạc nhiên khi người ta ngày càng ưa chuộng các văn phòng giữa thành phố hiện đại nhưng lại có sự hoà hợp với thiên nhiên.
Để giải quyết bài toán văn phòng trong đô thị nhưng lại có yếu tố thiên nhiên, Huynchi sẽ lấp đầy không gian làm việc với ánh sáng và không khí tự nhiên, các cảnh quan thiên nhiên khác như hồ cá hay cây cỏ. Huynchi hi vọng rằng những bản thiết kế văn phòng của mình có thể tạo ra một môi trường mà nơi đó nhân viên có thể thư giãn và cảm thấy sảng khoái khi làm việc.
5. Yếu tố tiến ồn
Tiếng ồn luôn là lý do lớn nhất gây ra sự mất tập trung. Các nhà nghiên cứu tại Đại học Berkeley đã phát hiện ra rằng 64% nhân viên không hài lòng khi phải nghe các cuộc trò chuyện từ điện thoại của đồng nghiệp và 76% bị phân tâm khi vô tình nghe thấy phải các nội dung riêng tư của họ.
Hạn chế ô nhiễm âm thanh và tăng năng suất có thể thực hiện được thông qua việc thiết kế văn phòng. Các khu vực yên tĩnh và các phòng dành riêng cho nhân viên tập trung đã ra đời và hiện diện nhằm phục vụ mục đích này.
6. Công thái học
Công thái học (Ergonomics) mang đến yếu tố con người để chúng ta đánh giá, sửa đổi và sắp xếp lại hệ thống làm việc phù hợp với người lao động. Nếu màu sắc, luồng không gian và vật liệu ảnh hưởng đến cảm xúc, công thái học đề cao sự thoải mái về thể chất và sức khỏe tinh thần.
Theo Tạp chí Công vụ, Hành chính và Quản lý (Journal of Public Affairs, Administration and Management), nam giới bị ảnh hưởng nhiều bởi nội thất và việc sắp xếp không gian văn phòng có mối quan hệ mật thiết với năng suất của họ khi làm việc tại đây. chính vì thế, thiết kế không gian làm việc cần nên được hài hoà bởi sự phong phú và hình dạng của đồ nội thất văn phòng để thức đẩy sự tương tác giữa người – người cũng như ngăn ngừa các thương tích có thể xảy ra.
7. Yếu tố cá nhân
Huynchi tin rằng năng suất văn phòng sẽ được tăng cao khi nhân viên có đủ sự tự do để mang cái chất riêng của bản thân mình vào khu làm việc của họ. Một nghiên cứu từ Đại học Purdue chỉ ra rằng việc kiểm soát không gian làm việc của từng cá nhân có thể cải thiện năng suất và mức độ tương tác.
