CHIẾN LƯỢC NƠI LÀM VIỆC LÀ GÌ?
Chiến lược nơi làm việc (Workplace strategy) là sự nghiên cứu về môi trường làm việc và thiết kế – bố trí văn phòng, cách làm việc để hướng đến các mục tiêu của doanh nghiệp.
Theo Deloitte, chiến lược nơi làm việc là để:
- Điều chỉnh không gian văn phòng phù hợp với chiến lược, mục tiêu và văn hóa của công ty.
- Gắn kết toàn thể công ty và cách thiết lập văn phòng, bao gồm không gian, thương hiệu, nội thất, công nghệ và hơn thế nữa.
- Thiết kế một không gian hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của công ty.
Nói tóm lại, chiến lược nơi làm việc là một bản ‘Kế hoạch chi tiết’ tận dụng tối đa con người, công nghệ và địa điểm vật lý của văn phòng. Nó liên kết chặt chẽ với mục tiêu, hành vi và văn hóa kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, các quý công ty nên lưu ý rằng sẽ không có một chiến lược “đúng” nào áp dụng cho tất cả. Mỗi công ty sẽ có mỗi giá trị, mỗi mục tiêu và mỗi văn hoá khác nhau và vì thế chiếc lược nơi làm việc cũng sẽ độc đáo cho từng các công ty.
ĐỐI TƯỢNG CẦN CHIẾN LƯỢC NƠI LÀM VIỆC?
- Các tổ chức lớn hoặc các tập đoàn quy mô lớn có nhiều không gian để quản lý. Vì thế chiến lược được vạch ra để duy trì một môi trường làm việc sao cho hiệu quả và thoải mái để đảm bảo không gian họp và làm việc an toàn, thoải mái và đủ cảm hứng để khuyến khích năng suất.
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty khởi nghiệp. Vì không gian làm việc tại những nơi đây thường khá khiêm tốn, và các doanh nghiệp có thể cho rằng chiến lược nơi làm việc là điều không cần thiết. Tuy nhiên, Huynchi không nghĩ như vậy. Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ là những đơn vị cần chiến lược nơi làm việc hơn hết nếu muốn cung cấp những điều kiện tốt nhất, thoải mái nhất cho nhân viên phát triển. Không gian văn phòng làm việc có thể tạo điều kiện để thăng hoa và đồng thời có thể cản trở công việc như thế nào.
Cho dù các doanh nghiệp có lớn hay nhỏ, thì thiết kế một không gian làm việc không khoa học và hiệu quả cũng đều sẽ mang đến gánh nặng tài chính to lớn. Sử dụng năng lượng điện không đúng cách, hay hệ thống quản lý, hệ thống bảo mật bị bố trí sai công năng đều là những ví dụ điển hình của việc không có chiến lược nơi làm việc. Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp sử dụng chung tòa nhà, một chiến lược nơi làm việc tốt sẽ đảm bảo các công ty đều được đối xử bình đẳng và tạo nên mối quan hệ tốt đẹp giữa các đơn vị.
TẠI SAO CHÚNG TA CẦN CHIẾN LƯỢC NƠI LÀM VIỆC?
Một chiến lược thông minh sẽ giúp hợp lý hoá môi trường làm việc và đưa hệ thống vào đúng vị trí. Chiến lược nơi làm việc được tạo nên để liên kết giữa các mô hình làm việc của doanh nghiệp với môi trường thực tế để mang lại năng suất cao nhất và giảm chi phí đến mức thấp nhất.
Và những lợi ích khác:
- Sự hài lòng của nhân viên: Với không gian thiết kế hiệu quả và thoải mái, nhân viên sẽ cảm thấy họ được quan tâm và được công ty trân trọng hơn. Đó chính là động lực cho nhân viên gắn bó với công ty và làm việc hăng hái hơn.
- Tự động hóa dễ dàng: Chiến lược nơi làm việc sẽ giúp việc tự động hóa dễ dàng hơn và giúp đảm bảo giảm thiểu thời gian ngoài kế hoạch. Các vấn đề trở ngại tại nơi làm việc được giữ ở mức tối thiểu.
- Giảm chi phí: Những chi phí không trực tiếp đóng góp hay tạo ra sản phẩm hay dịch vụ của công ty sẽ được giảm thiểu. Bên cạnh đó, chiến lược nơi làm việc sẽ giúp chuẩn bị cho việc mở rộng và phát triển tiềm năng của công ty trong tương lai.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO MỘT CHIẾN LƯỢC NƠI LÀM VIỆC HIỆU QUẢ?
Sẽ không có một giải pháp hay chiến lược duy nhất nào cả. Mỗi công ty với mỗi giá trị, quy trình, sản phẩm, sẽ có những cách tiếp cận khác nhau. Theo Workplacefundi, chiến lược nơi làm việc có thể được coi là sở hữu đặc trưng riêng biệt của mỗi công ty như là sứ mệnh, tầm nhìn hay mục tiêu kinh doanh của công ty đó. Vì vậy, để phát triển được một chiến lược nơi làm việc, chúng ta cần thấu hiểu tính chất của doanh nghiệp cũng như nguyện vọng của các nhân viên.
Một chiến lược nơi làm việc cơ bản sẽ bao gồm các yếu tố: Con người – Địa điểm – Quy trình – Công nghệ.
Con người chính là yếu tố đầu tiên cũng như quan trọng nhất khi phát triển chiến lược nơi làm việc. Lắng nghe những suy nghĩ và tiếp nhận những mong muốn từ những con người trực tiếp làm việc tại văn phòng chính là nguồn thông tin chân thật nhất. Bằng cách tối ưu hoá mọi điểm chạm, tương tác với nhân viên và cải thiện trải nghiệm của họ, công ty sẽ xây dựng được lòng tin và kết nối được với họ.
Địa điểm: Chúng ta cần phân biệt được các loại không gian khác nhau và tối ưu hoá các khu vực này dựa theo văn hoá truyền thống của công ty, bao gồm toà nhà chung của các công ty, văn phòng của công ty, các phòng họp, phòng sáng tạo, các không gian mở khác…
Quy trình: Hiểu được quy trình làm việc của hệ thống, công ty và các cách giao tiếp giữa các nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Dựa vào đó, chúng ta mới có thể đo lường và xác định các phương thức làm việc mới.
Công nghệ: Phần lớn các nơi làm việc bây giờ dựa vào công nghệ để đạt được hiệu quả. Công nghệ đã giúp cắt giảm cả thời gian và các chi phí. Công ty có thể tạo điều kiện cho nhân viên sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất để họ sáng tạo và hiệu quả hơn. Đại dịch Covid-19 đã khiến cho việc làm việc từ xa ngày càng trở nên hiệu quả làm việc.
