Từ năm 2020, thế giới đã và đang phải đối mặt với cuộc khủng hoảng về sức khoẻ tồi tệ nhất trong hơn 1 thế kỷ. COVID-19 lây lan với tốc độ chóng mặt và rộng ra khắp thế giới đã làm thay đổi cách và nơi mọi người làm việc. Đại dịch làm cho chúng ta phải suy nghĩ lại về mục tiêu, tầm nhìn và các ưu tiên trong cuộc sống. Nó cũng đã tạo cơ hội cho các công ty tạm dừng, tái thiết lập, và xem kỹ hơn về các chính sách của công ty trong kỷ nguyên bất ổn định này. Cho đến nay con đường đến với “bình thường mới” vẫn còn rất phức tạp.
Một thế giới mới sau đại dịch
Theo cuộc khảo sát gần đây của Envoy, 73% người Mỹ lo sợ về việc quay lại văn phòng làm việc, vì nó có thể gây rủi ro cho sức khoẻ và sự an toàn cá nhân của họ. Tuy nhiên, báo cáo Human Experience vào năm 2020 của JLL (công ty đầu tư và quản lý bất động sản nằm trong danh sách Fortune 500), đã chỉ ra rằng hơn 72% nhân viên văn phòng trên thế giới muốn được kết hợp làm việc ở nhà 2 ngày và 3 ngày ở văn phòng công ty.
Việc thay đổi sang thói quen làm việc tại nhà đã mang lại rất nhiều lợi ích cho họ, ví dụ như tiết kiệm thời gian đi lại, tăng cường sức khoẻ và hiệu suất làm việc. Nhưng dù gì đi nữa, con người cũng có nhu cầu tương tác và kết nối. Vì thế mà dù việc làm việc tại nhà rất tiện lợi, nhưng chúng ta cũng phải công nhận rằng việc làm việc tại văn phòng của công ty vẫn sẽ mãi là một phần không thể loại trừ của bất kỳ một doanh nghiệp nào.
Với bối cảnh các doanh nghiệp đang rục rịch quay trở lại thị trường, văn phòng đã có nhiều thay đổi về tiêu chí thiết kế. Giờ đây, ở tất cả mọi văn phòng trên thế giới, con người, và sự an toàn về thể chất cũng như tâm lý đều được đặt lên trên tất cả. Vì ai cũng nhận ra rằng, con người mới chính là nguồn tài nguyên quý giá nhất. Ngay cả nhân viên, họ cũng thay đổi lại nhận định rằng bản thân là quan trọng hơn tất cả và là việc thế nào, tại đâu, khi nào đều được suy nghĩ cẩn thận.
Một số doanh nghiệp đã nhận ra được điều này và thấy được lợi ích nếu chuyển hướng phát triển công ty dựa trên cốt lõi con người. Họ đã xây dựng một môi trường làm việc để hỗ trợ cho tính tương trợ cộng đồng, nâng cao hiệu suất làm việc, và tiến đến mục tiêu của doanh nghiệp.
Sức khỏe và an toàn chính là hai tiêu chí tiên quyết để nhân viên cảm thấy hài lòng, gắn bó hơn với công ty cũng như an tâm mà thể hiện hết tài năng của họ khi làm việc tại nơi đó.
Khi tư tưởng của nhân viên và doanh nghiệp đều đã đổi mới, thì văn phòng cũng cần được đổi mới để phù hợp với tính linh động, đa dạng và lấy con người làm trung tâm.
COVID-19 đã đẩy nhanh quá trình thay đổi về thiết kế văn phòng lên tận 5-10 năm.
Tiến sĩ Marie Puybaraud, hiện đang làm việc tại phòng nghiên cứu của tập đoàn JJL, cho rằng “COVID-19 đã làm tăng nhanh quá trình thay đổi việc thiết kế văn phòng khoảng 5-10 năm. Sự phân bổ nhân lực chúng ta hiện thấy là điều sẽ xảy ra nhưng sự thay đổi này được dự đoán là sẽ chậm rãi hơn. Chính đại dịch đã thúc đẩy khung thời gian này.”. Vậy chúng ta đang chờ đợi gì ở việc thay đổi văn hoá tại nơi làm việc khi lấy con người làm giá trị cốt lõi? Những thiết kế nơi làm việc truyền thống sẽ không còn phù hợp nữa khi chúng ta đã làm quen với việc có thể làm việc ở tất cả mọi nơi.
Chúng ta đang mong đợi gì khi đem con người là giá trị cốt lõi? Các thiết kế văn phòng truyền thống sẽ còn phù hợp nữa vì ngày nay, nhân viên có thể linh động làm việc tại khắp mọi nơi. Và vì thế văn phòng trong thế giới bình thường mới cũng phải thích ứng được với hoàn cảnh và trở nên linh hoạt hơn. Tiến sĩ Marie Puybaraud nhấn mạnh rằng “Không thể trở về cách làm việc cũ. Những người đủ can đảm và chủ động suy tưởng việc tái thiết kế nơi làm việc để đáp ứng được những quan điểm đã thay đổi về môi trường làm việc sẽ là những nhà lãnh đạo tương lai của doanh nghiệp trong một thế giới hậu đại dịch.”
Làm sao để tạo ra một môi trường làm việc với con người là trung tâm?
Một nơi làm việc lấy con người làm yếu tố cốt lõi là một nơi làm việc được thiết kế dựa trên yếu tố con người và ưu tiên các nhu cầu cụ thể của họ. Sau đây là 5 tiêu chí:
- Chú trọng về sức khỏe: Khi nhân viên bị căng thẳng hay làm việc quá sức, họ chắc chắn sẽ không làm tốt được công việc của mình và thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ chung của tập thể. Tình trạng kiệt sức trong công việc, bị cô lập, bị nhụt ý chí làm việc đang trở nên rất phổ biến, nhất là khi mọi người vừa phải trải qua một giai đoạn giãn cách dài và phải làm việc ở nhà. Doanh nghiệp cần phải quan tâm đến nhân viên của mình hơn. Sức khoẻ thể chất lẫn tinh thần cần được coi trọng vì sức khoẻ của nhân viên chính là lợi ích lâu dài của công ty.
- Sự linh hoạt: Phần lớn mọi người đã quá quen với việc dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, cân bằng việc trong – ngoài nhà và giảm thiểu thời gian đi lại của mình. Sự linh hoạt trong khi làm việc đã trở thành yếu tố quyết định sự thoả mãn của nhân viên với công việc. Nếu các công ty bây giờ muốn thu hút và giữ chân được người tài, thì họ cần phải thấu hiểu những gì nhân viên muốn. Mô hình làm việc linh hoạt cho phép người lao động có thể cân bằng giữa công việc và gia đình theo cách phù hợp với họ. Họ có thể tận hưởng những khoảng thời gian chất lượng với gia đình và từ đó mà chú tâm hơn khi làm việc. Việc đưa cho nhân viên quyền quản lý thời gian làm việc đồng thời cũng thể hiện sự tin tưởng của công ty và giúp nhân viên phát triển được kỹ năng sắp xếp thời gian biểu của mình. Mặt khác, các công ty cần nhắc nhở để nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng tiến độ và chuẩn bị kỹ lưỡng nhất trước khi họp.
- Sự kết nối giữa các nhân viên: Mặc dù việc làm việc ở nhà có rất nhiều lợi ích nhưng chúng ta phải công tâm khi nhìn nhận rằng nó cũng có những mặt hạn chế nhất là về vấn đề thiết lập mối quan hệ tại văn phòng. Một văn phòng trong bối cảnh bình thường mới là một văn phòng hiện đại đem lại đến những sự tương tác, những phòng hoạt động nhóm, những giá trị và lợi ích khác khuyến khích nhân viên đến văn phòng. Khen thưởng cho nhân viên không chỉ làm cho mọi người cảm thấy trân trọng mà đồng thời cũng thúc đẩy hoàn thành chỉ tiêu của công ty nhanh hơn. Khi một tập thể cùng nhau đạt được một mục tiêu được đề ra, mọi người sẽ cảm thấy gắn kết với nhau hơn cho dù đó là những người đang làm việc ở nhà hay văn phòng.
- Cách bố trí văn phòng: Cách bố trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến cách mọi người làm việc và tương tác trong không gian đó. Những khu vực làm việc chung thì giúp nhân viên dễ tương tác với nhau trong khi làm việc. Còn những các khu làm việc có vách ngăn, tách nhân viên riêng biệt thì giúp họ có thể tập trung tốt hơn. Những khu vực riêng tư cũng cần đưa vào trong bản thiết kế như phòng họp, phòng làm việc nhóm, phòng riêng. Văn phòng cần là sự kết hợp của không gian chung – riêng, sự giao thoa của các phòng họp – không gian thảo luận – không gian sinh hoạt của nhân viên. Các công năng của từng khu thiết kế cần phản ánh rõ nét những nhu cầu cơ bản của con người.
- Không gian để phát triển: Khi các công ty bắt đầu quay lại thị trường cũng là khi thị trường việc làm trở nên sôi động hơn. Và để doanh nghiệp có vị thế để tìm kiếm cho công ty mình nhân tài từ nguồn lực bên trong hay ngoài công ty, họ cần có không gian để nhân viên phát triển. Một lý do phổ biến khiến nhân viên nghỉ việc là vì nhân viên cảm thấy họ không có cơ hội để phát triển thêm. Công ty nên cổ vũ, hỗ trợ để nhân viên được học hỏi thêm, huấn luyện thêm về tay nghề làm việc vì sự đầu tư con người cũng chính là sự đầu tư cho doanh nghiệp một cách bền vững nhất.
Nói tóm lại, thế giới quan của người lao động đã thay đổi, và các công ty cần lưu tâm đến các nhu cầu, sở thích, mong mỏi của nhân viên vì họ là xương sống cho công ty phát triển. Văn phòng thế hệ mới cần được thiết kế làm sao để nhân viên cảm nhận được công ty rất trân trọng sự tận tâm của họ cũng như là các giá trị về sức khỏe, hạnh phúc và cơ hội để phát triển của từng cá nhân. Do đó, việc đưa con người làm trung tâm vào trong mô hình văn phòng làm việc mới cũng đồng nghĩa với việc là mang đến cho nhân viên không gian để cộng tác, linh hoạt và làm việc hiệu quả hơn. Đây là điều cần thiết để tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào với bối cảnh thế giới hậu COVID-19.
