Nhiều tháng sau khi toàn thế giới nói chung, và Việt Nam nói riêng thực hiện việc giãn cách xã hội, với việc triển khai nhanh chóng tiêm vắc-xin, thế giới đang háo hức chào đón “trạng thái bình thường mới”. Việc quay trở lại văn phòng làm việc thay cho những chuỗi ngày ‘work-from-home’ là điều mà các công ty cần phải chuẩn bị thật kĩ càng để giúp nhân viên tái thích ứng với công việc.
COVID-19 đã xoá bỏ định nghĩa về văn phòng làm việc truyền thống, và làm thay đổi hoàn toàn nhận thức của chúng ta về công việc. Đặc trưng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, do đó, thiết kế văn phòng cũng sẽ rất riêng biệt. Những đặc điểm về thiết kế văn phòng này cần được quan tâm nếu doanh nghiệp muốn xây dựng một môi trường làm việc phù hợp sau đại dịch.
1. Xu hướng thiết kế hybrid
Làm việc tại nhà không còn là phương án khả dĩ mà là sự lựa chọn của nhiều công ty. Mặc dù mọi người rất hào hứng trở lại văn phòng, nhưng có thể có một số lượng lớn công nhân thực sự thích làm việc ở nhà hơn. Ngay cả Google hay Facebook cũng đã điều chỉnh chính sách cho phép các thành viên của họ làm việc tại nhà trong 3 hoặc 4 ngày mỗi tuần. Tại thời điểm này, việc sắp xếp công việc kết hợp từ xa nên được xem xét.
Thiết kế kết hợp đề cập đến mô hình nơi làm việc linh hoạt được thiết kế để hỗ trợ cả nhân viên tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Một văn phòng kết hợp sẽ là sự đan xen của không gian cộng tác và riêng tư với nội thất dễ dàng tái điều chỉnh, các khu vực đa năng mà nhân viên có thể sử dụng tùy thuộc vào công việc họ đang làm, phòng họp tương tác giúp nhân viên dễ dàng đặt trước không gian làm việc có sẵn.
2. Sắp xếp lại nội thất văn phòng hiện có
Để nhân viên có thể quay về làm việc tại văn phòng một cách an toàn nhất, văn phòng cần được thiết kế theo đúng chuẩn hướng dẫn y tế.
Giãn cách xã hội là tuyến phòng thủ đầu tiên và tốt nhất của tất cả mọi người. Bàn làm việc của nhân viên nên đặt cách nhau 1,5m. Những nội thất văn phòng không cần thiết sẽ được lược bỏ nhằm tăng thêm không gian trống. Thay vì ngồi đối mặt, văn phòng hậu COVID có thể được thiết kế lưng đối lưng. Đồng thời, các bản hiệu nhắc nhở giãn cách xã hội cũng cần được đặt ở những nơi nhân viên có thể thấy được.
Hành lang và cửa ra vào cũng nên rộng hơn để giảm thiểu nguy cơ lây truyền khoảng cách gần. Các lối đi có thể được thiết kế một chiều theo một hướng di chuyển duy nhất để hỗ trợ tối đa cho việc giãn cách.
3. Tái cơ cấu không gian chung
Các không gian chung như phòng họp, nhà ăn, phòng chờ có thể được tái cơ cấu nhằm hạn chế điểm chạm và tiếp xúc giữa nhân viên và nhân viên. Thay vì bỏ hoàn toàn các phòng này, chúng ta có thể thiết kế lại văn phòng, sử dụng những khu đó làm các không gian làm việc tạm thời cho nhân viên.
Các doanh nghiệp hậu COVID khi thiết kế lại văn phòng cũng nên quan tâm các yếu tố và quy trình dọn dẹp, khử trùng nơi làm việc.
4. Thay đổi khu vực lễ tân
Khu vực lễ tân phục vụ mục đích chính là chào đón khách hàng và đối tác của công ty. Đây chính là bộ mặt, là hình ảnh của công ty. Vì vậy, khi thiết kế văn phòng, chúng ta cần phải cẩn trọng.
Những vật hay việc khiến tăng nguy cơ lây nhiễm cao như chỗ uống nước hay cafe cần được loại bỏ. Thay vào đó, các mã QR code, các bình rửa tay khử trùng hay các dụng cụ đo thân nhiệt cần được trang bị nhằm giúp khách hàng và cả nhân viên công ty được an toàn hơn.
5. Đổi mới hệ thống lọc không khí và thông gió
Cải thiện hệ thống lọc và thông gió là một điều rất quan trọng để giảm sự lây lan của virus. Cách đơn giản nhất là mở cửa sổ. Nếu không thể làm điều này, bạn có thể:
- Sử dụng hệ thống quạt & lọc không khí dạng hạt (HEPA) để giúp tăng cường khả năng làm sạch không khí
- Chạy hệ thống HVAC ở mức tối đa trong 2 giờ trước và sau thời gian công ty mở cửa. Nếu ngân sách công ty có hạn, bạn có thể trang bị cho văn phòng các máy lọc không khí di động với chi phí thấp
- Tắt các tính năng tự điều chỉnh nguồn cung cấp không khí dựa trên nhiệt độ hoặc số người của hệ thống HVAC (DCV).
- Kiểm tra vỏ và giá đỡ bộ lọc để có bộ lọc phù hợp và giảm thiểu việc bỏ qua bộ lọc
6. Áp dụng công nghệ trong thiết kế văn phòng
Những công nghệ cảm biến không cần chạm có thể được sử dụng để giảm thiểu các điểm tiếp xúc như là cửa tự động, máy scan theo dõi vấn đề vệ sinh của văn phòng.
Ngoài ra công ty có thể đầu tư các màn hình lớn nhằm phục vụ các buổi họp online để kết nối các nhân viên với nhau. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu và cài đặt những ứng dụng công nghệ nhằm bảo mật tối đa thông tin trong thời đại số này.
7. Giao tiếp
Để trở về làm việc tại văn phòng hậu COVID, ngoài nội thất và thiết kế, các doanh nghiệp cần phải chú trọng đến cảm xúc của nhân viên vì họ cũng cần điều chỉnh lại tâm lý và kế hoạch cá nhân.
Và giao tiếp chính là chìa khoá.
Hãy để cho nhân viên được tự do bày tỏ những mong muốn khi họ trở lại với văn phòng khi bình thường mới được thực hiện. Đồng thời hãy cho họ biết trước những đổi mới về văn phòng hậu đại dịch.
Hãy cập nhật, thông báo và chắc chắn rằng những ai đến công ty đều mạnh khoẻ.
Văn phòng thời “bình thường mới” sẽ được thiết kế nhằm ưu tiên thể chất và tinh thần của các cá nhân làm việc tại công ty. Vì khi văn phòng và con người có thể hoà thành một bản phối đồng điệu, đó là khi hiệu suất công việc được tăng lên cao nhất.
Vậy, văn phòng của bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn “bình thường mới” chưa?
